Ein PowerPoint Master Template so bauen, dass Copilot gut damit arbeiten kann bei der KI-gestützten Erzeugung von Folien. Dies anschließend im M365 Tenant hinterlegen, so dass der Anwender in PowerPoint beim Erzeugen der Folien das Master Template verwenden kann.

Lösung:

Schritt 1 – das PowerPoint Template optimieren für Copilot:

Das vielleicht schon existierende Master Template muss für Microsoft Copilot nochmal geprüft werden, so dass Copilot gut damit arbeiten kann und Folien anlegen kann. Dazu gibt es von Microsoft Tutorials:

• Support-Artikel von Microsoft
• Blog-Post im Microsoft 365 Insider Blog

Schritt 2 – die technischen Basics in SharePoint Online schaffen:

In SharePoint Online muss ein sogenanntes Brand Center konfiguriert sein oder werden. Hier gibt’s die offizielle Doku dazu (Link).

Darin muss eine sogenannte Assets-Library im SharePoint Brand Center muss konfiguriert sein. Dazu wird ein Administrator mit SharePoint Administrator Rolle benötigt, welcher auch mit PowerShell versiert ist:

Syntax:
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl <URL> [-ThumbnailUrl <URL>] [-OrgAssetType OfficeTemplateLibrary] [-CdnType <Public or Private>] [-CopilotSearchable <$True or $False>]
Beispiel:
Set-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl https://m365cpi87044158.sharepoint.com/sites/BrandCenter/DocumentTemplates -CopilotSearchable $True

Schritt 3 – Verteilung der Template-Datei aus Schritt 1

In der Dokumentenbibliothek, die als Assets-Libary konfiguriert wurde, kann durch einen normalen Business User das Master Template im Template Format (*.potx) abgelegt wird für die Organisation:

Schritt 4: Final Check

Folgende URL im Browser aufrufen: https://m365.cloud.microsoft/template/PowerPoint/

Hier muss unter „Microsoft 365“ der Firmen-Name auftauchen und auf der rechten Seite die hochgeladenen Templates für PowerPoint

Optional: Unternehmenseigene Brand Fotos für PowerPoint bereitstellen, die in den Folien verwendet werden anstatt Stock-Fotos

Hier gibts den Hilfe-Artikel dazu: https://learn.microsoft.com/de-de/SharePoint/connect-organizational-asset-libraries-to-copilot

Auch hierfür muss der SharePoint Admin einmalig tätig werden:

Syntax: Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl <URL> [-ThumbnailUrl <URL>] [-OrgAssetType ImageDocumentLibrary] [-CdnType <Public or Private>] [-CopilotSearchable <$True or $False>]
Beispiel:
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl https://m365cpi87044158.sharepoint.com/sites/BrandCenter/CompanyImages -OrgAssetType ImageDocumentLibrary -CopilotSearchable $True

Die Anzahl der Lizenzen im Tenant auslesen, die auf den verfügbaren Speicher in SharePoint Online einzahlen sowie den daraus resultierenden maximal verfügbaren Speicher in SharePoint Online.

Wichtiger Hinweis: SharePoint Online Enterprise User Lizenzen sind mehreren anderen Lizenzen enthalten. Welche, findet man hier gut raus: https://m365maps.com/storage.htm

Lösung:

Als Global Admin sich im Browser einloggen und folgenden Hyperlink aufrufen:
https://aka.ms/PillarTenantStorage

Anschließend die URL vom eigenen SharePoint Tenant eingeben und dann erscheint eine generierte Aussage zu den Anzahl der einzahlenden Lizenzen sowie der aktuell verfügbaren Tenant Storage Quota sowie auch des insgesamt genutzten Speichers aller Nutzer:

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist der Schutz sensibler Daten unerlässlich. Microsoft BitLocker bietet hier eine zuverlässige Lösung: Es handelt sich um eine integrierte Verschlüsselungstechnologie in Windows, die ganze Laufwerke verschlüsselt, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen – besonders im Fall von Diebstahl oder Verlust.

BitLocker verschlüsselt die Inhalte eines Laufwerks automatisch im Hintergrund und nutzt dabei den TPM-Chip (Trusted Platform Module) des Geräts, um Schlüssel sicher zu speichern. Der Zugriff auf die verschlüsselten Daten erfolgt dabei nahtlos für den Benutzer, solange die Systemintegrität gewährleistet ist.

Sollte jedoch eine Manipulation oder ein fremder Zugriff erkannt werden, ist zur Entschlüsselung die Eingabe des Wiederherstellungsschlüssel nötig.

Anforderung

Man möchte den sogenannten Wiederherstellungsschlüssel für die Datenträger-Verschlüsselung (Festplatte/SSD) von Microsoft anzeigen.

Lösung

Wenn man bei der Einrichtung des Windows-Geräts damals ein Windows Account angegeben hat, dann wird der Wiederherstellungsschlüssel zusäzlich zur Speicherung im TPM Chip des Geräts auch in der Cloud bei Microsoft gespeichert.

Zur Prüfung bzw. Anzeige ruft man folgende URL auf und loggt sich mit seinem Microsoft Account ein:

Wenn man bei der Installation von Windows auf die Registrierung/Anlage/Einloggen mit einem Microsoft Account verzichtet hat, dann muss man lokal auf der Maschine den Wiederherstellungs-Schlüssel aus dem sogenannten TPM Chip auslesen.

Dazu startet man die Eingabeaufforderung als Administrator und gibt folgenden Befehl ein:

manage-bde -protectors -get c:

Der Schlüssel wird bei „Kennwort“ anzeigt und besteht aus 8 Zahlengruppen zu je 6 Ziffern. Den am besten wie ein Passwort an einem gut merkbaren Ort hinterlegen.

Es wurde ein Ordner von jemand anders mit mir geteilt. Diesen Ordner möchte ich in meinen Dateien in OneDrive aufgelistet haben und auch im Windows Explorer soll dieser Ordner auftauchen. Weiterhin will ich die Dateien in diesem Ordner immer synchronisieren und somit offline zur Verfügung haben.

Lösung:

Man öffnet OneDrive im Browser mit Aufruf der bekannten URLs:

OneDrive für private Accounts: https://onedrive.com

Zuerst muss der fremde Ordner in der Liste der geteilten Ordner in der Ansicht „Mit Ihnen geteilt“ aufgelistet werden. Diese Ansicht wird über das Menü aufgerufen. Der Menüpunkt „Geteilt“ und danach „Mit Ihnen“ listet alle fremden Dateien und Ordner auf, die aktuell mit Ihnen geteilt sind.

In der Auflistung eines jeden Ordner gibt es ein Icon mit einem Verzeichnis und einem Kettensymbol kurz vor dem Datum, an dem der Ordner mit mir geteilt wurde. Das Tooltip zu dem Ordner liefert den Hilfetext „Diesen Ordner als Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen“

Sobal dieses Icon gedrückt wird, landet der Ordner in den Eigenen Dateien im OneDrive. Das ist kein Kopiervorgang sondern ein intelligentes Verknüpfen des geteilten Ordners. Damit taucht der Ordner auch sofort im Windows Explorer im OneDrive auf.

Im Windows Explorer sieht man in der Spalte „Status“ das Wolkensymbol – das bedeutet, dass der Ordner nicht offline verfügbar ist sondern immer nur wenn Internetkonnektivität verfügbar ist.

Im Kontextmenü eines Ordners in OneDrive gibt es die Option „Immer auf diesem Gerät beibehalten“. Sobald dies aktiviert wird, startet sofort die Synchronisierung des gesamten Ordners damit die Dateien offline zur Verfügung stehen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wechselt das Icon auf das grüne Häkchen:

Zum Entfernen der Verknüfung muss im OneDrive im Web der Ordner in den Eigenen Dateien angewählt werden und dann der Button „Entfernen“ betätigt werden:

Deep Link zur Workspace Übersicht in Loop:

https://loop.cloud.microsoft/workspaces

Deep Link zu den zuletzt bearbeiteten Loop Pages:

https://loop.cloud.microsoft/recent

tbc

Die Webversion von Outlook hat die neuesten Features genauso wie der neue Outlook Client. Nicht jeder hat den neuen Outlook-Client im Unternehmen verfügbar. Wenn man den Web-Client nutzen möchte in Windows als App, die man aus der Taskleiste direkt starten will, dann gibt es diesen Weg

Lösung:

Man ruft im Browser (hier im Beispiel Microsoft Edge Browser) die URL von Outlook im Web auf:

https://outlook.office.com

Anschließend öffnet man im Menü im Browser den Punkt Apps und dort wählt man „Installieren Sie Outlook (PWA)“

Alle Mitglieder in der Familiengruppe von Microsoft Family sollen Zugriff auf einen bestimmten Ordner erhalten ohne dass man jede Person einzeln erwähnen muss und dynamisch, so dass später hinzukommende Personen auch Zugriff erhalten.

Lösung

Den Ordner vor dem Namen anwählen und in der Symbolleiste darüber den Button „Share“

Im Feld „To“ muss man den eigenen Namen der Familiengruppe kennen und die Anfangsbuchstaben eintippen. Eine Autovervollständigung schlägt sofort an.

In diesem Artikel habe ich beschrieben, wie man den Namen der Familiegruppe sowie die Mail-Adresse anpassen kann: https://mstechnology.wordpress.com/2021/12/26/outlook-com-name-und-adresse-der-familiengruppe-aendern/

Hinweis: Das Format der Adresse der Familiengruppe lautet:

Familiengruppenname@groups.outlook.com

Bei dem Stift-Icon dahinter verbirgt sich die Einstellung für die Freigabe. Sollen die Benutzer der Familiengruppe nur lesenden Zugriff („Can View“) oder auch zusätzlich schreibenden Zugriff („can edit“) erhalten.

Eine Datendatei im CSV Format mit Datensätzen in denen ein Zellwert mit führendem Dollarzeichen enthalten ist. Das führende Dollarzeichen soll weg, damit man in Excel weiter rechnen kann

Lösung

Im Power Query-Editor nach Import der CSV-Datei in der Ribbon „Transformieren“ den Button „Extrahieren“.

Hier wählt man „Text nach Trennzeichen“ und gibt das Dollarzeichen ein:

In SharePoint Online gibt es seit längerem ein Farbschema oder englisch Theme, das angewendet wird für die Einfärbung von unterschiedlichen Oberflächenelementen innerhalb einer Website. Im Herbst 2024 ist eine neue Funktion in SharePoint Online für die Farbgebung – das sogenannte Brand Center für alle Tenants verfügbar. Dieser Artikel gibt Einblick in die aktuellen Möglichkeiten des Brand Center sowie Best Practices für die Farbkonfiguration im Farbschema.

Themes & ihre Layout Slots/Tokens

Eigene Farbschemata – englisch: Themes können auf Ebene des Tenants in beliebiger Anzahl angelegt werden und beliebigen Websites im Tenant zugewiesen werden. Diese Zuweisung kann jederzeit verändert werden.

Ein bestimmtes Theme besitzt eine Vielzahl (derzeit 31) von vordefinierten Tokens, die für die Einfärbung von bestimmten Oberflächenelementen in einer SharePoint Website verwendet werden. Jedes Token ist für die Einfärbung von sehr unterschiedlichen Oberflächenelementen verantwortlich. Das bedeutet, dass man nicht wie in einer gewöhnlichen Website via CSS einen spezifischen Button farblich definieren kann.

Es gibt einige Tokens, die häufiger verwendet werden und damit wichtiger sind als andere Tokens:

Für jedes Token wird ein Farbwert im Hex-Format definiert werden. Als Hilfe dafür gibt es den mächtigen Fluent UI Theme Designer, der auf Basis der Primärfarbe, Textfarbe und Hintergrundfarbe daraus 20 sinnvolle farbliche Abstufungen automatisch generiert. Diese sind in der Oberfläche danach noch individuell anpassbar – einfach via Mausklick im jeweiligen Farbkästchen.

23 verschiedene Tokens werden dadurch definiert und abschließend als JSON Datei für die Anlage im Tenant exportierbar.

Anlage eines Themes im Tenant

Bisher gab es nur die Möglichkeit via PowerShell ein eigenes Theme im M365 Tenant anzulegen. Dazu war ein Account mit der SharePoint Admin Rolle notwendig und das PowerShell Modul: SharePoint Online Management Shell sowie das JSON aus dem gerade erwähnte Theme Designer.

Nun seit Herbst 2024 ist es möglich, dass im Frontend des neuen Brand Centers ein Theme angelegt werden kann.

Leider lassen sich hier nur 3 Farbwerte für ein Theme definieren anstatt der 20 verschiedenen Tokens. Der bisherige Weg über den Theme Designer, in dem ich problemlos die weiteren Farbwerte für die Tokens festlegen kann, bleibt also bis auf weitere Verbesserungen des Brand Center die Best Practice.

Live-Check des geladenen Themes

In SharePoint Online in der Oberfläche wird das aktivierte Theme für eine Website nur in Einstellungen der Website angezeigt. Und dort wird leider auch nicht der Name des aktivierten Theme angezeigt sondern nur eine rein farbliche Anzeige.

Die farbliche Anzeige ist nur was für Farbprofis:

• Es sind eine große und 3 kleine Farbkacheln
• Die große Farbkachel zeigt die Primärfarbe (Token „themePrimary“)
• Die erste kleine Kachel von links zeigt die Sekundärfarbe (Token „themeSecondary“)
• Die mittlere kleine Kachel zeigt die Tertiärfarbe (Token „themeTertiary“)
• Die letzte kleine Kachel ganz rechts zeigt die Akzentfarbe (Token „accent“)

Manchmal ist es hilfreich, folgende Methode anzuwenden, um das aktuell verwendete Theme/Farbschema einer Website zu identifizieren und auch gleich die Farbwerte im Hex-Format zu ermitteln:

1. SharePoint Online Website im Browser laden
2. Browser-Entwicklertools öffnen mit F12
3. Konsole auswählen
4. Einfügen aus Zwischenablage erlauben über Befehl „Einfügen zulassen“ und Enter
5. Einfügen des Befehls:

window.__themeState__.theme

Hilfreiche Befehle für das Management der Themes in PowerShell

Die Anzeige von allen registrierten eigenen Themes im Tenant:

Get-SPOTheme

Hinweis: Aktuell (Stand Herbst 2024) ist es so, dass die selbst angelegten Themes im Tenant je nach Methode irgendwie isoliert sind. Über PowerShell angelegte Themes werden nicht im Brand Center angezeigt und über das Brand Center angelegte Themes werden nicht in der Management Console angezeigt. Sehr schade!

Der Export eines bereits registrierten Themes mit allen Farbwerten im JSON Format erfolgt über den folgenden Befehl:

 Get-SPOTheme -Name "Name des Themes" | ConvertTo-Json

Weiterführende Informationen

• https://learn.microsoft.com/en-gb/sharepoint/dev/declarative-customization/site-theming/sharepoint-site-theming-json-schema
• https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/spfx/use-theme-colors-in-your-customizations

Lösung: Man benötigt die Mitgliedschaft in der Berechtigungsgruppe Site Owner. Ich war nur Site Editor und konnte in der Modern UI problemlos ein Content Type auswählen. Hier hätte man vorher die Berechtigung des aktuellen Nutzers prüfen sollen.