Kategorie: PowerPlatform

Anforderung

Es soll in Power Automate zu einer spezifischen eMail, die im Flow prozessiert wird, ein Deep Link zum Aufruf der Mail in Outlook for the Web erzeugt werden.

Lösung

Folgende Url kann verwendet werden, um direkt zu einer spezifischen Mail zu springen. Als ItemID fungiert die eindeutige Message ID, die aus den Trigger-Informationen beim Prozessieren einer eingehenden eMail erhalten werden kann.

https://outlook.office365.com/mail/deeplink?ItemID=

Hier ein Flow-Ablaufbeispiel für das Zusammenbauen der Url zu einer Mail:

Hier die Expression für das Zusammensetzen der Standard-Url und der Message ID

concat(variables('$OWADeepLinkStandardURL'),outputs('Compose_-_MessageID'))

P.S. Inspiriert durch den Blog-Post von Manuel T. Gomes hier

Anforderung

Einen selbst gebauten Flow (ausschließlich) zur Ausführung bereitstellen für alle Nutzer in einer bestimmten SharePoint Website. Das Szenario können Flows sein, die in einer bestimmten Dokumentenbibliothek zur Verfügung stehen sollen und für einzelne selektierte Dateien ausführbar sein sollen.

Lösung

Erstmal ist es sehr wichtig, dass der Name des Flows und auch das Beschreibungsfeld gut gefüllt sind, da dies den Anwendern später angezeigt wird in der Oberfläche bevor der Flow ausgeführt wird. Dies gilt insbesondere für Flows, welche nach einer selektierten Datei oder Element in einer Liste manuell gestartet werden können.

Rechte zur Ausführung des Flows

Um die Rechte zur Ausführung zu konfigurieren wählt man in der Übersichtsseite des Flows in der rechten Spalte in der folgenden Box den Button „Edit“.

Die Freigabe an andere Benutzer zur Ausführung kann entweder direkt an einzelne Nutzer oder Berechtigungsgruppen erfolgen. Oder halt an Nutzer einer SharePoint Liste oder Bibliothek:

Identität zur Ausführungzeit eines Flows

In welcher Identität der Flow abläuft und die Aktionen in den Diensten von Microsoft 365 ausführt wird über die Connections gesteuert. Hier sieht man als Beispiel nur eine Connection für SharePoint Online.

Hier kann im Drop Down Menü festgelegt werden, welche zwei Wege es gibt.

1. Identität des Users, der den Flow später starten wird (Run-Only User).
2. Die Identität des Flow Owners und der bereits konfigurierten Connections, die der Flow Owner beim Erstellen verwendet hat. Hierbei ist es wichtig zu verstehen, dass die ausführenden User keinerlei Kontrolle über diese Connections erlangen.

Weitere Informationen

https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/create-team-flows

Leider wird im Trigger „When a new email arrives in a shared mailbox“ bei eintreffenden Mails im Trigger Output in der Property „to“ die Postfachadresse mitgeliefert und nicht die Alias-Adresse, an welche die Mail gesendet wurde. 😒

Getestet mit einer Shared Mailbox im Februar 2024.