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次のケースについては、個人番号関係事務を処理するために必要な範囲内として、特定個人情報ファイルを作成することはできますか。社内資料として過去の業務状況を記録するため、特定個人情報ファイルを作成すること。個人番号関係事務又は個人番号利用事務の委託先が、委託者に対して業務状況を報告するために特定個人情報ファイルを作成すること。個人番号の安全管理の観点から個人番号を仮名化して保管している場合において、その仮名化した情報と元の情報を照合するための照合表として特定個人情報ファイルを作成すること。提出書類間 ｜個人情報保護委員会
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次のケースについては、個人番号関係事務を処理するために必要な範囲内として、特定個人情報ファイルを作成することはできますか。社内資料として過去の業務状況を記録するため、特定個人情報ファイルを作成すること。個人番号関係事務又は個人番号利用事務の委託先が、委託者に対して業務状況を報告するために特定個人情報ファイルを作成すること。個人番号の安全管理の観点から個人番号を仮名化して保管している場合において、その仮名化した情報と元の情報を照合するための照合表として特定個人情報ファイルを作成すること。提出書類間
- 2：特定個人情報ファイルの作成の制限【マイナンバーが含まれるファイルの作成等について】
- Q2-1
次の(1)～(5)のケースについては、個人番号関係事務を処理するために必要な範囲内として、特定個人情報ファイルを作成することはできますか。
- （１）社内資料として過去の業務状況を記録するため、特定個人情報ファイルを作成すること
- （２）個人番号関係事務又は個人番号利用事務の委託先が、委託者に対して業務状況を報告するために特定個人情報ファイルを作成すること
- （３）個人番号の安全管理の観点から個人番号を仮名化して保管している場合において、その仮名化した情報と元の情報を照合するための照合表として特定個人情報ファイルを作成すること
- （４）提出書類間の整合性を確認するため、専ら合計表との突合に使用する目的で個人番号を記載した明細表を作成すること
- （５）障害への対応等のために特定個人情報ファイルのバックアップファイルを作成すること
- A2-1
- （1）単に社内資料として過去の業務状況を記録する目的で特定個人情報ファイルを作成することは、個人番号関係事務を処理するために必要な範囲に含まれるとはいえませんので、作成することはできません。
- （２）委託先への監督の一環として、業務状況を報告させる場合には、特定個人情報ファイルを作成することはできますが、委託された業務に関係なく特定個人情報ファイルを作成することはできません。
- （３）・ (4) 個人番号関係事務の範囲内で、照合表や明細書を作成することは認められます。
- （５）バックアップファイルを作成することはできますが、バックアップファイルに対する安全管理措置を講ずる必要があります。