震災等でレセプトが散乱し、検索することが困難な状態の場合は、その事情を理由に開示しなくてよいのでしょうか。

「健康保険組合等における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」を補完する事例集（Ｑ＆Ａ）【総論（「用語の定義」等関係）】

＜開示請求手続 第33条、第37条、第38条関係＞

問４０５

震災等でレセプトが散乱し、検索することが困難な状態の場合は、その事情を理由に開示しなくてよいのでしょうか。

（回答）

健保組合が保有するレセプトなど紙ベースで保有される情報は、個人データ（特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの）と考えられます（法第16条第１項、第３項及び第４項）。これらの個人データについて、震災等により散乱し、一時的に分類・整理しないまま大量に保有する状態となった場合、仮に法の開示請求があっても、開示請求に係る当該個人データを検索することが現実的には困難な状態にあると考えられます。

しかしながら、これらの個人データはいずれ整理されることが予定されているものであることから、整理された段階で開示等の規定が適用されることになります。

したがって、設問のような場合、その理由を説明し、開示を先延ばしすることが望ましく、整理された段階で開示する必要があります。